Protokoll und Perfektion

Den einen ist es egal, wie rot und dick und fett man vermerkt, dass „Korrekturen bis spätestens xx.xx.xxxx eingegangen sein müssen“ – der Termin wird nie eingehalten. Und in der nächsten Sitzung wird exakt über die entsprechend nicht vermerkten Korrekturen erst einmal 15 Minuten diskutiert. Den nächsten missfällt regelmäßig das Protokolldesign. Sie wünschen sich eine andere Art von Tabelle oder bemängeln die Farbgebung … Auch nach der zehnten Erklärung, dass die Protokolle eben so aussehen, weil im Büro alle Protokolle so aussehen, ist das Thema nicht gegessen. Anderen wiederum missfällt der Schreibstil des/der Protokollierenden. Hierüber ließe sich natürlich vortrefflich streiten. Aber man ist ja nicht in einem Schreib-Workshop. Auch das akribische Korrigieren der Rechtschreibung ist äußerst beliebt – wobei sich unterschiedliche Beteiligte leider nicht immer über die korrekte Schreibweise einig sind. Aber halt!

Warum gibt es Protokolle? Kurz: um festzuhalten, was zu tun ist, von wem und bis wann. Denn sonst würde darüber nach sieben oder auch 14 Tagen oder noch längerer Zeit Uneinigkeit herrschen, wer hierfür oder dafür eigentlich zuständig war. Unerledigte Aufgaben würden sich anhäufen, das Projekt käme unweigerlich ins Schleudern, der Schlendrian würde einreißen.

Aus diesem Grund ist es zunächst einmal wichtig, dass der – nennen wir ihn oder sie SitzungsleiterIn – nicht nur zeitnah ein Protokoll schreibt (oder ein(e) MitarbeiterIn damit beauftragt), sondern auch für die Durchsetzung der Beschlüsse zum festgesetzten Termin sorgt. Sonst könnte man sich diese Art der Dokumentation sparen. Sie hat nämlich vorrangig einen Sinn: Klarheit für alle Beteiligten über die zu erledigenden Aufgaben und Termine zu schaffen. Ein Protokoll organisiert damit Zusammenarbeit.

In jedem Projekt ergibt das Führen von Protokollen wirklich Sinn, wenn alle sich an ein paar einfache Spielregeln halten. Lehne ich mich zurück und denke darüber nach, wie diese auf den Punkt zu bringen sind, dann wage ich den schlichten Satz: Inhalt geht vor Form. Die Perfektionisten unter Euch werden laut aufstöhnen (ich möchte mich hier nicht vollkommen ausschließen): „Das ertrage ich nicht. Diese Rechtschreibung! Keine Kommasetzung! Fatale Satzstellung! Dieses Grün! Schreckliche Formatierung!“

Hier kann ich nur zu Entspannungsübungen raten. Denn: Im Grunde ist das alles nebensächlich. Es ist natürlich nicht egal und sollten einige der gerade angesprochenen Punkte wirklich unerträglich für Euch sein, dann schreibt es doch nicht jedes Mal in eure Korrekturen im Protokoll, sondern versucht, mit dem Protokollanten/der Protokollantin darüber zu sprechen. Sucht gemeinsam nach einer Lösung, die für Euch beide funktioniert.

Versucht mal, euch in sie/ihn hineinzuversetzen. Ein gutes Protokoll macht oft viel Arbeit und die Korrekturen sollten wirklich wichtige inhaltliche Punkte betreffen und nicht zu erzieherischen Maßnahmen ausarten. Ja, was sagte neulich eine Freundin zu mir: Die Korrekturen an den Protokollen grenzen fast an Mobbing.

Bevor also geschätzte und gut ins Projekt eingearbeitete KollegInnen (mit eventuell nicht perfekter Rechtschreibund) aus Verzweiflung kündigen oder das Projekt wechseln: atmen! Auf das Wichtige fokussieren. Nicht vergessen: Ihr habt ein gemeinsames Ziel – das Projekt gemeinsam zu wuppen. Protokollanten sind keine Feinde, sie sind deine Freunde, denn sie helfen dir und allen anderen, das Projekt gut zu organisieren.

Und falls ich dich bis hierhin noch nicht überzeugt habe und es immer noch ein „Aber“ gibt: Klebezettel an den Bildschirm kleben: „80/20“. Und ab sofort jeden Morgen und am besten jeden Abend über folgendes nachdenken: Was ist angemessen, was ist gut genug?

Bis in zwei Wochen,

Eure Simone von Schönfeldt

Architektin, Organisationsberaterin, Baufachjournalistin

Gründerin von arbeiten übermorgen – Weiterbildung & Weiterentwicklung für Architekt*innen

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