Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß …

Neulich abends beim Bier mit meiner Architekten-Clique, da klagte eine Freundin über die E-Mail-Flut, welcher sie als Projektleiterin für zwei Bauvorhaben ausgesetzt ist. Täglich landen mindestens 100 neue E-Mails in ihrem Postfach, die sie oft eher weniger als mehr betreffen und über deren Informationsgehalt man mitunter wohl besser schweigt. Es scheint üblich zu sein, im Zweifel lieber alle Projektbeteiligten cc oder bcc zu setzen, als jemanden zu vergessen, der sich dann darüber beklagt, nicht informiert worden zu sein.

Schnell stimmten alle ein und stöhnten. Es wurde diskutiert, ob man wirklich alles lesen muss oder ob es genügt, schnell alles zu überfliegen – auf die Gefahr hin, etwas Wichtiges zu übersehen. Es gab den Einwand, dass schon das Herausfiltern der tatsächlich wichtigen Post unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nimmt, gemessen an der Tagesarbeitszeit.

Die Diskussion wurde immer lauter, die Gemüter erhitzten sich und wir tauschten uns darüber aus, mit welchen Tipps und Tricks wir tagtäglich versuchen, Herr oder Frau über die E-Mails zu bleiben. Einer sagte, er würde jeden Morgen und jeden Nachmittag 30 Minuten E-Mails lesen – was er nicht schafft, bleibt halt liegen. Eine berichtete, sie hätte sich angewöhnt, täglich die aktuellsten 20 Nachrichten zu bearbeiten – was schon mal zwei Stunden dauern kann –, alles andere bliebe liegen und wer etwas wolle, würde dann schon anrufen. Einige gaben an, so sehr mit E-Mails, Telefonaten und Organisation beschäftigt zu sein, dass sie kaum einmal Phasen konzentrierter Arbeit hätten, was zu Frust und Verzweiflung führe – aber auch zu Überstunden.

Wenn Du keine dieser Varianten kennst und eine geniale Lösung für den Umgang mit der E-Mail-Flut hast, dann bitte ich Dich: Melde Dich und erlöse uns! Denn auch die in einigen Büros schon gängige Lösung, eine E-Mail-/Telefon-freie Zeit einzurichten, verschont nicht vor der schieren Menge an Posteingängen und Telefongeklingel. Im Sinne der Prozessoptimierung könnte man jetzt über Tools nachdenken, die uns das E-Mail-Lesen abnehmen. Aber wir könnten uns auch fragen: Wie war das eigentlich früher?

Ahnst Du schon, worauf ich hinauswill? Ja, genau: Es gab keine E-Mails und dafür einige wenige Briefe. Aber vor allem gab es mehr 1:1-Kommunikation. Projektbeteiligte müssten aus meiner Sicht mehr Gespräche führen und weniger schreiben. Nicht falsch verstehen: Termine, Projektsteuerungsrunden, Planerrunden … gibt es zur Genüge, sind auch sinnvoll, aber ach, bevor ich abschweife, mache ich mir eine Notiz: Meetings sind Thema für eine andere Kolumne.

Ich wünschte, alle würden genauer überlegen, wer ganz akut genau welche Information(en) braucht, um gut weiterarbeiten zu können. Dabei inkludiert wäre das Nachdenken darüber, für wen diese Information nicht relevant ist, wen sie eher von der Arbeit ablenken könnte. Bitte denk ab sofort daran, bevor Du Deine E-Mails wie Tennisbälle zurück schmetterst, damit Du erst mal Ruhe hast. Und trau Dich: Bitte KollegInnen und Projektbeteiligte darum, lieber fünf Minuten persönlich oder am Telefon zu sprechen. Selbst wenn das Gespräch dann sieben Minuten dauert, haben Du und Dein Gegenüber gewonnen –denn ein wenig Small Talk ist in Projektzusammenhängen unersetzlich. Wie man den gut macht, das würde jetzt zu weit führen.

Noch einmal zurück zum Bier: Aus Spaß haben wir dann noch versucht hochzurechnen, wie viel Zeit eine E-Mail insgesamt kosten würde, die bei einem kleineren Projekt an den Bauherrn, Projektsteuerer, fünf Fachplaner und im eigenen Büro an den Chef und den Werkstudenten – also um gut rechnen zu können an 10 Personen – geschickt wird:

15 Minuten Schreiben (weniger komplexer Inhalt)

+ 10 x 5 Minuten Lesen

+ 5 x 5 Minuten ein zweites Mal Lesen

+ 5 x 5 Minuten Antworten

+ 5 x 5 Minuten darüber nachdenken, was man mit der E-Mail macht

+ 2 x 5 Minuten Weiterleiten an 2 Leute mit Info, warum man die E-Mail weiterleitet

= macht 2,5 Stunden!

Mein / unser Fazit: weniger E-Mails schreiben!

In diesem Sinne: gute Gespräche!

Simone von Schönfeldt ist Architektin, Organisationsberaterin, Baufachjournalistin, Mitgründerin von arbeiten übermorgen – Weiterbildung & Weiterentwicklung für ArchitektInnen. 

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